Marktconsultatie Onderwijslogistiek

Marktconsultatie Onderwijslogistiek
Op 28 mei werd bij de MBO-raad in in Woerden een Marktconsultatie Onderwijslogistiek georganiseerd door saMBO~ICT en Triple A rondom het initiatief 'van plan naar realiteit', waar ik eerder al wat over schreef.
Zes instellingen maken in samenwerking met deze partijen een functionele beschrijving van een onderwijslogistiek systeem. In de praktijk blijkt dat er nog een hele weg te gaan om van de 'huidige werkelijkheid' naar een 'gedroomde werkelijkheid' te komen als het gaat om het ontwikkelen van ondersteunende applicaties. Daar kun je over blijven praten, je kunt er ook iets aan doen, was daarbij de gedachte.
Deze middag werden de tussenresultaten van dat traject besproken met allerlei marktpartijen, die expliciet uitgenodigd worden om ook input te leveren aan het traject. Jan Bartling liet bij de introductie als voorzitter van saMBO~ICT gekscherend weten dat hij "de volgende maandag in elk geval vrijgeroosterd had om bij partijen te komen kijken die al het een en ander zouden kunnen laten zien".

Het project moet op 16 juni 2010 een aantal producten opleveren:

• een functioneel ontwerp voor een systeem
• programma van eisen voor de organisatie
• een marktconsultatie (deze bijeenkomst)

De nadruk van de middag lag op de functionele eisen aan een applicatie. De organisatorische aspecten kwamen wat minder aan bod. Dat programma van eisen moet vooral gaan over de organistorische aspecten van plannen en roosteren, waarbij aandacht besteed wordt aan strategie, cultuur, structuur en personeel. De onderwijsorganisatorische aspecten zullen daarbij vooralsnog niet aan bod komen.
Deze marktconsultatie moet inzicht bieden in de ambities en mogelijkheden maar ook in de vragen van marktpartijen. Daarbij hebben ze ook de gelegenheid bij te dragen via een daarvoor opgezette wiki.

Na 16 juni ontstaat een nieuwe situatie: de zes instellingen kunnen zelf bekijken hoe ze verder gaan. Dat kan allerlei nieuwe samenwerkingsverbanden opleveren, die al dan niet gaan aanbesteden op basis van de beschreven functionele eisen.

Scenario's
Zoals ik al eerder beschreef: de functionele eisen zijn gebaseerd op een viertal scenario's. Tijdens de presentatie werden de verschillende scenario's nader toegelicht.  Dat leverde op een aantal punten nog wat verheldering op. Een aantal van mijn vragen zijn in elk geval beantwoord:

• Het is nu duidelijk, dat er wellicht meerdere scenario's mogelijk zijn. De beschreven scenario's zijn echter gebaseerd op min of meer reële praktijksituaties die voorkomen bij deze zes roc's. Dan is het ook te verwachten dat dat ook geldt voor het merendeel van van de overige MBO-instellingen.
• Scenario's zijn ook te combineren: een paar jaar blauw maar geel in het laatste jaar, enzovoorts.

De scenario's zijn doorvertaald naar functionele eisen door de verschillende processtappen (in Triple A termen: usecases) naast elkaar te zetten. Er ontstaat dan een beeld van een aantal benodigde modules (tools) zoals een arrangeertool, een roostermachine, middelenbeheer en een onderwijscatalogus. Die modules moet de onderliggende processen ondersteunen, zoals inventariseren van leervragen, groeperen, arrangeren, controleren, enzovoorts, enzovoorts.

Discussies
Tijdens de discussies kwamen tal van vragen, opmerkingen en suggesties voorbij. De vraag, of bijvoorbeeld het gele scenario wel realistisch is, werd snel afgewimpeld: het is op een aantal plaatsen -weliswaar kleinschalig- al de praktijk. Of het een praktijk wordt voor een heel roc is wel nog een vraag. Er is echter nog een reden om uit te gaan van het gele scenario: als een applicatie in staat zou zijn het meest flexibele scenario te ondersteunen kan de rest ook ondersteund worden.
Er was ook behoefte om 'flexibiliteit' toch wat nader te definiëren. Er zijn vele vormen van flexibiliteit (EVC, instroommomenten, verbreden, versnellen, aanpassen bij leerstijl, vrije periodes, enzovoorts), die som geen, soms kleine maar soms grote gevolgen heeft voor het planningsproces. Daarbij werd ook duidelijk, dat bepaalde ambities niet mogelijk zijn met elk (lees: vooral het blauwe) scenario.
Een belangrijk aandachtspunt in de discussie was ook wel, dat de eerste stap ook meteen de moeilijkste stap zou zijn bij de overgang van het huidige naar een meer flexibele onderwijsvariant! Ook een beetje flexibiliseren vraagt veel van de randvoorwaarden!

Organisatorische aspecten: pleidooi voor de context
Nu ben ik zelf wat minder gericht op de technische en meer op de organisatorische aspecten. Tijdens de bijeenkomst werd daar wat minder aandacht aan besteed. Het programma van eisen, dat nog moet worden uitgewerkt, zal voornamelijk worden gericht op de processen van plannen en roosteren en dergelijke, dus de directe omgeving van de gewenste applicatie. Heel begrijpelijk en waarschijnlijk ook verstandig.
Toch zou ik er voor willen pleiten de onderwijslogistiek in een wat grotere context te bekijken. Tijdens de hele marktconsultatie werd het onderwijs en de visie achter de gewenste flexibilisering eigenlijk niet één keer genoemd. Ook wordt uitgegaan van een aantal impliciete aannames, die in de praktijk nogal eens onderuit worden gehaald. denk daarbij bijvoorbeeld aan de scenario's waarin steeds wordt uitgegaan van 'de deelnemer kiest ...', terwijl in de praktijk blijkt dat die deelnemers helemaal niet zoveel behoefte hebben aan vele keuzemogelijkheden en dat kiezen ook nogal lastig is. Dat betekent dan weer dat er meer tijd ingeruimd moet worden voor het begeleiden van die deelnemers in dat keuzetraject. En dat gaat weer van de onderwijstijd af.
Ook zie ik in de dagelijkse praktijk, dat veranderingsprocessen in het onderwijs lang niet altijd van een leien dakje gaan. Als daar geen rekening mee wordt gehouden, zal het resultaat duidelijk zijn.
Een plan van eisen zou daarom (wat mij betreft) ook per scenario moeten beschrijven, welke eisen er gesteld worden aan de onderwijsvisie, de gebruikte onderwijsvormen, de inrichting van loopbaanbegeleiding, deskundigheid van medewerkers, enzovoorts. Een dergelijke beschrijving kan ook instellingen of teams helpen bij het vaststellen van hun eigen ambitie ten aanzien van de vorm (en de mate) waarin flexibiliteit vorm gegeven moet worden.

Maar... het glas is halfvol! Het feit dat ik hier commentaar kan leveren op het initiatief en de tussenresultaten betekent, dat er sprake is van een initiatief en tussenresultaten! En niet alleen bij deze werkgroep. En als ik alle signalen uit de zaal mag geloven, dan is de agenda van Jan Barling voor komende maandag al aardig volgeboekt...